Трудовое право

Отчет о командировке образец

Законом предусмотрен только один вид отчета по командировке - авансовый (данная норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). О том, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2016 году, с примерами, образцами и подробной инструкцией, можно прочитать в нашей статье «Авансовый отчет о командировке».

Все остальные виды отчетов, их формы, порядок и сроки предоставления работодатель определяет самостоятельно своими нормативными правовыми актами.

Документы о результатах проделанной работы

Вся рабочая документация по данному виду отчета разрабатывается работодателем самостоятельно, поскольку положения ТК РФ не содержат нормы, обязывающей сотрудника предоставлять работодателю документы о выполненной им в служебной поездке работе.

С этой целью работодатель опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ имеет право издать нормативный документ, которым обяжет своих сотрудников оформлять необходимые документы при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация может разработать собственные виды документов, а может воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Собственные разработки

В случае разработки собственных форм документов, работодателю необходимо предусмотреть порядок их заполнения и предоставления, а именно:

  • какие сведения и в каком объеме сотрудник должен представить работодателю при возвращении,
  • срок предоставления,
  • кому сдавать документы и т.д.

Важно, чтобы сотрудники организации были ознакомлены с требованиями этих нормативных документов под роспись.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

  • беременные женщины,
  • работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые имеют право отказать от служебной поездки:

  • одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет,
  • родители детей в возрасте до 3 лет,
  • родители детей-инвалидов,
  • ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Данная категория работников должна быть письменно проинформировано об этом своем праве. Направления этих категорий работников допускается только с их письменного согласия.

«Командировочный» авансовый отчет

Поездка персонала в командировки — обычное явление для многих организаций. Бухгалтеру же нужно проследить, чтобы командируемые лица вовремя отчитались по полученным денежным средствам и сдали правильно заполненные авансовые отчеты. Рассмотрим порядок заполнения таких отчетов на примере.

Работник, вернувшийся из командировки, должен не позднее трех рабочих дней после возвращения составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. К нему также прилагаются "оправдательные" документы: билеты на проезд, счета на оплату жилья и т.д.

"Руководство к действию"

Рассмотрим порядок принятия к учету авансового отчета сотрудника:

  1. Выдача наличных денег под отчет.

Основание — командировочное удостоверение или приказ руководителя организации о направлении работника в служебную командировку.

  1. Возвращение сотрудника из командировки.
  2. Составление подотчетным лицом авансового отчета и сдача его в бухгалтерию не позднее трех дней после возвращения.

Внимание! Следующая выдача наличных денег подотчетному лицу может производиться только при условии его полного отчета по ранее полученному авансу. Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, повторная выдача другой подотчетной суммы не допускается.

Если денег потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если денег потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

  1. Проверка бухгалтером целевого расходования средств, выданных командируемому работнику.
  2. Проверка бухгалтером наличия всех оправдательных документов, подтверждающих расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья и другие).
  3. На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету, и корреспондирующие счета (субсчета).
  4. Руководитель или уполномоченное на это лицо утверждают проверенный авансовый отчет.
  5. Авансовый отчет принимается к учету.

Пример. Менеджер отдела продаж А. Иванов был направлен в служебную командировку (по территории России). По возвращении из нее 19 марта 2007 г. сотрудник представил в бухгалтерию авансовый отчет N 15. К нему он приложил авиационный билет на сумму 3780 руб. и чек контрольно-кассовой машины (ККМ) на оплату услуг гостиницы на сумму 6720 руб.

Образец заполнения авансового отчета П. Нечаева показан на с. 73 — 74.

Унифицированная форма N АО-1

———¬
¦ Код ¦
+———+
Форма по ОКУД ¦ 0302001¦
ЗАО "Актив" +———+
—————————————————— по ОКПО ¦15328751¦
наименование организации L———
УТВЕРЖДАЮ
——T———-¬ Отчет в сумме ___________________
¦Номер¦ Дата ¦ _________________ руб. _____ коп.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ +——+———-+ Руководитель ____________________
¦ 15 ¦19.03.2007¦ должность
L——+———— __________ ______________________
подпись расшифровка подписи
" " _____________ 20 г.
————¬
¦ Код ¦
отдел продаж +————+
Структурное подразделение ————————————¦ 03 ¦
Иванов А.Н. +————+
Подотчетное лицо —————————- Табельный номер ¦ 37 ¦
фамилия, инициалы L————
менеджер командировочные расходы
Профессия (должность) ——— Назначение аванса —————————
————————T————¬ ————————————¬
¦Наименование показателя¦ Сумма, ¦ ¦ Бухгалтерская запись ¦
¦ ¦ руб. коп. ¦ ¦ ¦
+————————+————+-+——————T——————+
¦ остаток ¦ — ¦ ¦ дебет ¦ кредит ¦
¦Предыдущий ———-+————+ +——T———-+——T———-+
¦ аванс перерасход¦ — ¦ ¦счет, ¦сумма, ¦счет, ¦сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦суб- ¦руб. ¦суб- ¦руб. ¦
¦ ¦ ¦ ¦счет ¦коп. ¦счет ¦коп. ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+————+ +——+———-+——+———-+
¦Получен аванс 1. из ¦ 15 000=00 ¦ ¦ 71 ¦ 15 000=00¦ 50-1 ¦ 15 000=00¦
¦кассы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-T———+————+ +——+———-+——+———-+
¦1а.

в валюте ¦ ¦ ¦ ¦ 19 ¦ 1 667=00¦ 71 ¦ 1 667=00¦
¦(справочно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+———+————+ +——+———-+——+———-+
¦ 2. ¦ ¦ ¦ 44 ¦ 10 633=00¦ 71 ¦ 10 633=00¦
+————————+————+ +——+———-+——+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ 50-1 ¦ 2 700=00¦ 71 ¦ 2 700=00¦
+————————+————+ +——+———-+——+———-+
¦Итого получено ¦ 15 000=00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+————+ +——+———-+——+———-+
¦Израсходовано ¦ 12 300=00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————————+————+-+——+———-+——+———-+
¦ Остаток ¦ 2 700=00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ———————-+————+-+——+———-+——+———-+
¦ Перерасход ¦ — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————————+———— L——+———-+——+————
3 3
Приложение —— документов на —— листах
Двенадцать тысяч триста
Отчет проверен. К утверждению в сумме ————————————-
00 12 300 00 сумма прописью
руб. —— коп. (——- руб. —- коп.)
Петрова С.И. Петрова
Главный бухгалтер ————— ————————————-
подпись расшифровка подписи
Лисичкина А.Л. Лисичкина
Бухгалтер ————— ————————————-
подпись расшифровка подписи
Остаток внесен ————¬ ——¬
——————— в сумме ¦ 2700 ¦ руб. ¦ 00 ¦ коп. по кассовому
-Перерасход выдан- L———— L——
27 19 марта 07
ордеру N — от "—" ——— 20— г.
Лисичкина А.Л. Лисичкина 19 марта 07
Бухгалтер (кассир) ——— ————————- "—" ——- 20— г.
подпись расшифровка подписи
—————————————————————————
линия отреза
Иванова А.Н.
Расписка. Принят к проверке от —————————— авансовый
15 19 марта 07
отчет N — от "—" ———- 20— г.
Двенадцать тысяч
триста 00
на сумму —————— руб. — коп., количество документов
прописью
3 3
——- на ——— листах
Лисичкина А.Л. Лисичкина 19 марта 07
Бухгалтер ————- ———————- "—" ———— 20— г.
подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы N АО-1

——-T—————-T————T——————————-T——¬
¦Номер ¦ Документ, ¦Наиме- ¦ Сумма расхода ¦Дебет¦
¦по по-¦ подтверждающий ¦нование +—————T—————-+сче- ¦
¦рядку ¦производственные¦документа ¦ по отчету ¦принятая к учету¦та, ¦
¦ ¦ расходы ¦(расхода) +———T—-+———T——+суб- ¦
¦ +———-T——+ ¦ в руб. ¦в ¦ в руб. ¦в ¦счета¦
¦ ¦ дата ¦номер¦ ¦ коп. ¦ва- ¦ коп. ¦ва- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦люте¦ ¦люте ¦ ¦
+——+———-+——+————+———+—-+———+——+——+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+——+———-+——+————+———+—-+———+——+——+
¦ 1 ¦11.03.2007¦ — ¦авиационные¦ 3 780=00¦ — ¦ 3 780=00¦ — ¦ 44 ¦
¦ ¦ ¦ ¦билеты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———-+——+————+———+—-+———+——+——+
¦ 2 ¦17.03.2007¦ 1782¦счет ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦
¦ ¦ ¦ ¦гостиницы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———-+——+————+———+—-+———+——+——+
¦ 3 ¦17.03.2007¦ 3682¦чек ККМ ¦ 6 720=00¦ — ¦ 6 720=00¦ — ¦ 44 ¦
¦ ¦ ¦ ¦на оплату ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦услуг ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦гостиницы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+———-+——+————+———+—-+———+——+——+
¦ — ¦19.03.2007¦ — ¦суточные ¦ 1 400=00¦ — ¦ 1 400=00¦ — ¦ 44 ¦
L——+———-+——+————+———+—-+———+——+——
Итого ¦11 900=00¦ — ¦11 900=00¦ — ¦
L———+—-+———+——-
Иванов А.Н. Иванов
Подотчетное лицо ——————— —————————-
подпись расшифровка подписи

Если сотрудник не вернул "излишки"

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

В частности, удержания из заработной платы работника могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой.

При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено. Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.

Подробнее о порядке удержания из заработной платы работника задолженности работодателю читайте в статье на с. 36.

Заполняем отчет

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (оборотная сторона бланка, графы 1 — 6) и бухгалтером организации (лицевая сторона бланка и графы 7, 8, 9 оборотной стороны). Он может быть заполнен как на бумажном, так и на машинном носителе.

Подотчетное лицо на лицевой стороне указывает наименование организации, номер и дату авансового отчета, свою фамилию, инициалы, структурное подразделение, табельный номер (если есть), профессию (должность) и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, расположена таблица, в которой подотчетное лицо указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, расходе и остатке.

Лицевая сторона авансового отчета содержит таблицу "Бухгалтерская запись", в которую бухгалтер записывает проводки (корреспондирующие счета и суммы). Внизу лицевой части авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ и т.д.), и суммы фактических затрат по ним. Если расходы произведены в валюте, кроме суммы в рублях указывается и сумма в валюте. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Ведущий эксперт "ПБ"

Унифицированная форма N Т-10а

——— ¦ Код ¦ +——-+ Форма по ОКУД ¦0301025¦ +——-+ ООО «Астра» ¦ ¦ ———————————————— по ОКПО ¦ ¦ наименование организации ——— ———————— ¦ Номер ¦ Дата ¦ ¦документа¦составления¦ +———+————+ ¦ 19 ¦ 01.03.2012¦ СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ ———-+———— для направления в командировку и отчет о его выполнении —————— ¦Табельный номер¦ +—————+ Иванов Андрей Игоревич ¦ 123 ¦ —————————————————————+—————- фамилия, имя, отчество ————————————————————————————————— ¦Структурное ¦Должность ¦ Командировка ¦Основа- ¦ ¦подразделе- ¦(специаль- +————————————————————-+ние ¦ ¦ние ¦ность, про- ¦место назначения ¦ дата ¦срок (кален-¦органи-¦ ¦ ¦ ¦фессия) +——————+———————+дарные дни) ¦зация -¦ ¦ ¦ ¦ ¦страна,¦органи- ¦ начала ¦окончания +————+пла- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ город ¦зация ¦ ¦ ¦все-¦не счи-¦тельщик¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦го ¦тая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦времени¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нахож- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дения в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пути ¦ ¦ ¦ +————+————+——-+———-+———-+———-+—-+——-+——-+———+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ +————+————+——-+———-+———-+———-+—-+——-+——-+———+ ¦Отдел продаж¦ Менеджер ¦ Москва¦Экспоцентр¦03.03.2012¦03.03.2012¦ 1 ¦ 1 ¦ ООО ¦Участие в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Астр໦ выставке¦ +————+————+——-+———-+———-+———-+—-+——-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+——-+———-+———-+———-+—-+——-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ————-+————+——-+———-+———-+———-+—-+——-+——-+———- ——————————————————————————— ¦ Содержание задания (цель) ¦ Краткий отчет о выполнении задания ¦ +—————————————+—————————————+ ¦ 11 ¦ 12 ¦ +—————————————+—————————————+ ¦посещение выставки с целью ¦проведение и участие в семинарах, ¦ ¦представления продукции ООО «Астра», ¦проведение демонстраций собственной ¦ ¦проведение и участие в ¦продукции, ознакомление с продукцией, ¦ ¦бизнес-семинарах, ознакомление ¦исследование рынка продукции ¦ ¦с имеющимся предложением на рынке ¦ ¦ +—————————————+—————————————+ ¦ ¦ ¦ +—————————————+—————————————+ ¦ ¦ ¦ —————————————+—————————————- Начальник Руководитель отдела структурного продаж Р.О. Плебейко подразделения ——— _______ ————- Работник _________ должность личная расшифровка личная подпись подписи подпись Служебное Заключение о выполнении задания ———— задание выполнено ——————————————- Начальник Ген. Руководитель отдела Руководитель директор Н.Н. Носов структурного продаж Р.О. Плебейко организации ——— _______ ————- подразделения ——— _______ ————- должность личная расшифровка должность личная расшифровка подпись подписи подпись подписи

Обязателен или нет?

Периодически у работодателя может возникать необходимость отправки трудящегося в командировку. Каждая служебная поездка предполагает выполнение определенных заданий.

Наиболее распространенными целями командировки считаются следующие:

  • проведение деловых переговоров,
  • заключение соглашений, подписание контрактов,
  • обслуживание структурного подразделения или филиала, находящегося в отдаленном регионе,
  • приобретение или продажа материальных ценностей, каких-либо товаров,
  • проведение или посещение тренингов, обучающих курсов, собраний и других мероприятий подобного характера.

Такая необходимость регламентирована трудовым законодательством РФ.

Отчет о рабочей поездке важен не только для трудящегося, но и для его руководителя.

Документ содержит в себе информацию, на основании которой работодатель может определить, как сотрудник справился с поставленными перед ним производственными задачами.

Специалист, в свою очередь, может избежать излишних вопросов со стороны начальства.

Все действия, им произведенные, должны быть четко отражены в отчете.

Проанализировав отчет о командировке и сопоставив его с реальностью, руководство компании может оценить уровень выполнения служебного задания и принять решение о поощрении работника и выдать ему премию.

Возможна и другая, обратная ситуация, при которой работодатель будет не удовлетворён результатами работы сотрудника.

В таком случае он сможет наложить на него дисциплинарное взыскание, если таковое допускается законом.

Срок сдачи отчета о выполнении командировочного задания

Отчет о выполненном командировочном задании принято заполнять по возвращению из рабочей поездки. Следует учесть, что этот срок не критичен.

При необходимости сотрудник может приступить к заполнению документа, еще находясь в отъезде – по мере выполнения заданий руководителя.

После того, как трудящийся возвращается из служебной поездки, у него есть 3 дня, чтобы довести отчет до должного вида.

По истечению этого срока (или раньше) трудящийся должен предоставить документ руководству предприятия.

3 дня после возвращения – стандартный период подготовки документации.

При необходимости, а также по решению работодателя, этот срок может быть изменен. Самовольно работник задерживать сдачу отчета не может.

По какой форме отчитаться?

Трудовым законодательством РФ не установлена форма, которой необходимо пользоваться при оформлении отчета о выполнении задания.

В большинстве случаев на каждом предприятии разрабатывается единая форма для заполнения подобных бумаг.

Только таким образом работодатель может получить документ, отвечающий всем необходимым, по его мнению, требованиям.

Информацию, касающуюся методики оформления командировочного отчета, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте.

Каждый трудящийся должен быть ознакомлен с этими сведениями.

Свое ознакомление и согласие работники подтверждают личной подписью.

При оформлении важно руководствоваться правилами русского языка и придерживаться делового стиля повествования.

Допускается печатное и письменное заполнение документации в свободном произвольном виде.

Как оформить?

Для того чтобы грамотно составить отчет о командировке, важно соблюдать определенные правила оформления подобной документации.

В идеале следует придерживаться определенной последовательности действий:

  • Указание получателя.

В шапке отчета отражаются инициалы и должность руководителя, на имя которого составляется документ. Далее указывается полное наименование компании-работодателя.

  • Регистрация данных о работнике.

Составитель указывает свои инициалы, должность, табельный номер, адрес места проживания, контактный телефон.

  • Указание названия бланка.
  • Указание продолжительности и целей служебной командировки.

В этом пункте отражается дата отъезда, приезда и общая длительность рабочей поездки. Цель должна быть сформулирована максимально точно.

К примеру, прохождение курсов повышения уровня квалификации. Если целей командировки несколько, их рекомендуется оформить списком или таблицей.

  • Отражение результатов командировки.

Сотрудник должен в подробностях расписать, чего ему удалось добиться во время нахождения в рабочей поездке, каких целей он достиг, каким образом.

К примеру, если цель командировки была выражена в необходимости подписания контракта, ее результат может быть сформулирован как «успешное подписание договора» или т.п.

Если цель не удалось выполнить, указывается причина, по которой произошло это явление.

К примеру, договор не удалось подписать из-за несогласия стороны поставщика с условиями контракта.

  • Заключительная часть.

В конце командированный работник указывает дату оформления отчета.

Ставит свою подпись и ее расшифровку. После этого документ передается руководству.

Краткий пример написания в свободной форме

Ранее уже было указано, что для оформления в каждой компании может разрабатываться наиболее подходящий образец. Структура документа зависит от особенностей предприятия и требований руководителя.

Один из образцов написания отчета в произвольной форме представлен ниже:

Директору ООО «Пламя»

г. Нижний Новгород, ул. Левобережная, д. 20

Отчет о командировке

Я, сотрудник отдела маркетинга, Кузнецов А.В. (табельный номер 123456789), находился в командировке 4 дня – с 14 по 17 ноября 2018 года. Передо мною была поставлен следующая цель – заключение договора с поставщиком мебели.

Результат командировки – успешно подписанный договор. Партнера полностью устроили условия для сотрудничества, которые предлагает наша компания. Оформленную документацию прикладываю к настоящему отчету.

20 ноября 2018 года

Кузнецов А.В. подпись

Работодатель отправляет сотрудников в командировки для выполнения определенных заданий. По возвращению из поездки трудящийся должен предоставить документально оформленный отчет, в котором отражается информация о проделанной специалистом работе.

На предоставление отчета работнику дается 3 дня. При необходимости этот срок может быть изменен. Унифицированной формы для заполнения отчета нет.

В компаниях может разрабатываться специальный образец, предназначенный для заполнения подобных бумаг.

Структура документа и требования к его оформлению должны быть отражены в распорядительной документации предприятия и утверждены руководителем фирмы.

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:

+7 (499) 653-60-72 доб.445 - Москва - ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 426-14-07 доб.394 - Санкт-Петербург - ПОЗВОНИТЬ

Задайте вопрос бесплатно здесь - если вы проживаете в другом регионе.

Какие готовить документы

Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

  • Ф.И.О. сотрудника,
  • его табельный номер,
  • должность,
  • подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий,
  • цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя),
  • место назначения.

К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).

До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.

3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

- 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.

- 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.

Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

«Универсальные» формулировки для служебных заданий

В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

«Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

  • решения производственных вопросов,
  • переговоров о возможном сотрудничестве,
  • установления деловых контактов,
  • исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

  • почему не удалось выполнить служебное задание,
  • каков результат поездки,
  • чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

  1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
  2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
  3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

Командировка руководящих кадров

Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

  • проведения ключевых переговоров с партнерами,
  • участия в официальных мероприятиях,
  • установления контактов с потенциальными заказчиками.

Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

  • проведение переговоров с ООО «Комплект»,
  • демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»,
  • участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.,
  • проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.,
  • участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве,
  • выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»,
  • обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.,
  • повышение профессионального уровня,
  • ознакомление с новыми технологиями.

Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

  • подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.,
  • участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске,
  • проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

  1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

  • установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
  • довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
  • договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

  • Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант),
  • Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

Деловые поездки менеджеров по продажам

Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

Основное служебное задание может звучать следующим образом:

  • проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»,
  • заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»,
  • расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска,
  • участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.,
  • обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании, участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»,
  • обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала,
  • организация и проведение семинара «Успешная работа».

«Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

  • встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей,
  • визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»,
  • переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта,
  • встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

  • проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
  • контроль за работой филиала компании,
  • участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
  • предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

Командировки с целью приобретения материалов

Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

  • проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества,
  • установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции,
  • заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»,
  • согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

Поездки работников, занятых на производстве

Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

  • монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
  • установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
  • гарантийное обслуживание станка «А-2»,
  • регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
  • внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
  • профилактика оборудования.

Деловые поездки водителей

«Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

  • доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
  • получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
  • ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
  • техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

На сколько выдается шоферская справка

Краткий отчёт о выполнении задания в командировке должен составлять каждый работник Написание финансового отчёта о командировке Документ, фиксирующий деятельность работника в командировке, составляется, как правило, уже после его возвращения. Такой отчёт нужен для того, чтобы сообщить о проделанной работе и целях, которые были достигнуты. Отчёт должен быть написан работником самостоятельно, а после составления необходимо заверить его подписью. Отчёт о командировке, как и авансовый отчёт, предоставляется работником в течение трёх дней после возвращения из того пункта, куда его направляли (Положение №749). В отчёте должно быть подробное изложение достигнутых целей, краткость в этом случае неуместна. Естественно, содержание задач должно быть таким же, как и в СЗ. Например, если в СЗ цель — заключение договора, то в отчётеследует написать, каких договорённостей удалось достичь.

Служебное задание и командировочный отчёт: как оформить их по правилам 2017 года

На практике чаще всего применяется такая схема:

  1. Содержательную часть, в случае с формой Т10а это пункт 12 и при необходимости прикрепляемый к бланку отдельный лист А4 — сам командированный, что представляется логичным: кому, как не ему отчитываться о соственной работе во время командировки и её результатах.
  2. Резолюцию о выполнении или невыполнении задания в форме Т10а, где для этого предусмотрена отдельная графа, или внутрикорпоративном варианте документа, если это предусмотрено его формой, делает его непосредственный начальник — как правило, руководитель структурного подразделения.

Командировочные отчёты в 2018 году: авансовый и о выполнении служебного задания

Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.

Эта норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Все остальные виды отчетов о командировке в 2017 году заполняются на основании внутренних нормативно-правовых актов организации.

В разделах служебного задания вписывают:

  • наименование организации,
  • порядковый номер документа и дату его составления,
  • ФИО направляемого в командировку,
  • табельный номер по личному делу,
  • номер отдела,
  • должность,
  • место поездки,
  • сроки командировки,
  • порядок финансирования расходов,
  • основание для поездки,
  • цель,
  • сопутствующее задание,
  • подпись руководителя подразделения и генерального директора.

Раздел, заполняемый сотрудником:

  • отчет о выполнении задания,,
  • подпись сотрудника.

Отчет о командировке: пример написания в свободной форме должен содержать соответствующие разделы, где сотрудник кратко опишет порядок выполнения порученного задания, причины, которые помешали ему, если задание выполнено частично.

Пример цели командировок для правильного оформления

С этой целью работодатель опираясь на положения статей 8 и 22 ТК РФ имеет право издать нормативный документ, которым обяжет своих сотрудников оформлять необходимые документы при их возвращении из служебных поездок. При решении этого вопроса организация может разработать собственные виды документов, а может воспользоваться имеющимися унифицированными формами Т-10 и Т-10а, утвержденными постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Бланк Т-10 Скачать Бланк Т-10а Скачать Отчет о командировке: пример заполнения формы Т-10а В случае использования формы Т-10а, заключение о результатах выполнения служебного задания или цели поездки, делает руководитель подразделения, вписывая в форму короткую запись, что задание выполнено в полном объеме.

Если цель командировки не достигнута, вносится запись, что задание не выполнено.

Служебное задание на командировку: особенности составления и пример оформления

Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2016 года.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника.

В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

  • http://clubtk.ru/otchet-o-komandirovke
  • http://warmedia.ru/отчет-о-командировке-образец/
  • http://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/otchet-o-kom.html
  • http://fb.ru/article/255369/primer-tseli-komandirovok-dlya-pravilnogo-oformleniya
  • http://advokat55.com/kratkij-otchet-o-vypolnenii-zadaniya-komandirovka-it-spetsialista-primer/